企業イベントを開催することになったものの、「何から準備すればいいのか分からない…」「必要な備品はなに？」と悩んでいませんか？

企画などの準備だけでなく、会場の確保、備品の手配、会場レイアウト、電源・水道の手配、設営・撤去の計画など、様々な準備が必要です。

レントオール福山では、これらの準備をトータルサポートいたします。

この記事では、企業イベントの開催向けた準備の進め方や必要な備品例、見落としがちなポイントをご紹介します。

企業イベントの会場づくり、まずはここから！

イベント準備では、まず開催の目的や規模を整理し、会場や予算、必要な備品などを具体的にしていきましょう。

イベント当日までに必要な準備を把握し、計画的にスケジュールを立てることがイベント成功のカギです。備品の種類や数量が多い場合は、早めの手配が大切です。

企業イベントでお困りのことは、レントオール福山へお気軽にご相談下さい。

イベント会場づくりに必要な備品の選び方

イベントの内容が決まったら、開催規模や会場の環境に合わせて、必要な備品を選びましょう。

例えば、屋外イベントでは日よけや雨対策にパイプテントを使用します。来場者が多い場合は、大型テントを設置するほか、会場の環境に応じて発電機や仮設トイレなどが必要になることもあります。

また、中規模～大規模のイベントでは、来場者の動線確保や安全対策として、フェンスやカラーコーンを設置するケースもあります。

見落としがちなイベント準備・こんなこともお任せください！

イベント準備では、テントやテーブルなどの備品も重要ですが、その他にも会場の状況や搬入経路、インフラの確保など、見落としがちなポイントをご紹介します。

①搬入経路と会場の設営条件を事前にチェック

トラックや重機などを使用し、備品を設置場所まで運搬する際の、搬入搬出経路や荷卸しスペースの確認も重要です。

特に、公園や芝生の会場では、注意が必要です。地面の状態や管理上の制限により、地面の保護が必要になる場合もあります。

会場の状況によって必要な準備や設営方法は異なるため、事前の現地確認が大切です。

②電気・水道などのインフラ

イベントで使用する照明や音響機材、展示内容によっては、電源や水道の確保が必要になります。事前に会場設備を確認し、必要な設備や配線・配管を事前に検討しましょう。

レントオール福山では、備品の手配だけでなく、イベントに必要な電気・水道などのインフラ手配についてもご相談いただけます。

③会場の使用許可と設営・撤去時間の確認

公園や公共施設などでイベントを開催する場合は、会場の使用許可だけでなく、設営・撤去に伴う時間や作業条件がある場合もあります。

例えば、公園では管理者によって会場の使用可能時間が定められていたり、公共施設では、周辺環境や交通への影響を考慮し、作業が深夜の時間帯に限られるケースもあります。

レントオール福山では、使用許可申請についてもサポートいたします。

企業イベントの準備、会場設営はレントオール福山へ

レントオール福山では、企業イベントの会場設営をトータルサポートいたします。

テーブル・イス・テントなどの備品レンタルをから、会場の設営・撤去、電気・水道などのインフラ手配まで、イベント開催に必要な準備を幅広くお手伝いします。

イベントの内容や規模、ご予算に合わせて会場レイアウトや必要な設備をご提案することも可能です。企業イベントの準備でお困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。