初めてでも迷わない！イベント開催の流れをレントオール福山が解説

イベント開催前の流れ

イベント開催には、会場の設営から撤去までレンタル業者にまとめて依頼する方法と、必要な商品だけをレンタルする方法の2つがあります。

今回の記事は、当日の会場設営までを、まるごとレントオール福山に依頼したケースを解説する内容です。イベントのご相談から実施、会場の撤去まで、7つのステップを順番に詳しくみていきましょう。

まずは、お電話またはWebフォームからお問い合わせください。初回のヒアリングでは、イベントを開催するために必要な情報として、以下4点をお知らせください。

「講演会をやりたい」「除幕式をしたい」といったイベントの詳細な内容に合わせて、必要な備品や設備をご提案することも可能です。

初めての開催でイメージが固まっていない場合でも、段取りから丁寧にご案内しますので、お気軽にご相談ください。

ご希望に応じて、スタッフが会場へ伺い、現場調査を行います。主に、以下のような点を確認いたします。

テントやステージを設置する場合は、傾斜があるか、グラウンドか駐車場かなど地面の状態も確認します。会場付近で電源が確保できない場合は、発電機の準備も可能です。

ヒアリング内容と現地調査の結果をもとに、お見積りとプランをご提案します。ご予算やご要望に応じてプランをご提案しますので、ご不明な点があればお気軽にご質問ください。

イベントの規模に合わせて、テント・ステージの種類・大きさの選定から、図面や現地調査をもとにした数量の算出までお任せいただけます。

お見積り内容を確認しながら詳細を詰め、予算や必要な備品を擦り合わせていきます。

打ち合わせは対面・オンライン・メールに対応しています。変更点があれば、メールや電話でお知らせください。

イベント開催前に、スタッフが会場へ伺い、水道や電気など必要なインフラ設備の確認を行います。シンク付き給排水設備や大型発電機の搬入・設置まで、会場の状況に合わせて柔軟に対応します。

インフラの設置時は、コーンやバーで区画整理を行い、安全に配慮して行いますのでご安心ください。

イベント当日のトラブル対応や、スタッフ常駐などのサポートもご対応可能です。会場が広く複数のエリアがある場合は、それぞれにスタッフを配置することもできます。

本番中はイベント運営に集中できるよう、バックアップ体制を整えます。

イベント終了後、スタッフがステージやテント、机やイスなど備品の撤去と搬出を行います。基本的には撤収は1日で完了しますが、会場やお客様の都合に合わせて調整いたします。

例えば、ショッピングモールでのイベントで閉店後しか作業ができない場合は、夜間の撤去にも対応します。当日中に撤去が難しい場合には、翌日の撤去も承ります。

「イベント終了後、すぐに撤去しなければならないけれど、片付けまで手が回らない」といった不安も、レントオール福山にご相談ください。

レントオール福山では、経験豊富なスタッフが、イベントの企画段階から会場レイアウトの提案まで幅広くサポートいたします。

レントオール福山の強みは、西尾レントオールグループのネットワークによる豊富な商品ラインナップです。屋外・屋内イベントではどのような備品が必要になるのか、詳しく知りたい方は以下の記事をご覧ください。

屋内の展示会や講演会、屋外のお祭りや周年催事まで、イベント開催に必要なことをまとめてお引き受けしますので、まずはお気軽にご相談ください。

次回の記事では、イベント開催に関してお客様からよく寄せられる質問をご紹介します。